Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Excite Digital Marketing LLC., 7901 4th St N, Ste 300, St. Petersburg, FL 33702, USA.

Kontakt: [email protected]

Grundsatz

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für Betrieb, Sicherheit, Dokumenterstellung, Kundenportal, Zahlung, Versand, Support oder mit Einwilligung für Erinnerungen und Marketing erforderlich ist.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die derzeit in Vertragexit angelegten Prozesse. Sie ersetzt keine rechtliche Prüfung der finalen Produktivfassung.

Serverlogs, Sicherheit und Auslieferung

Beim Aufruf der Website werden technische Zugriffsdaten verarbeitet, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, Browserinformationen und Sicherheitsereignisse. Diese Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, Stabilität, Missbrauchsabwehr und Fehleranalyse.

Für Hosting, DNS, DDoS-Schutz, SSL/TLS, Firewall, Caching und private Dateispeicherung sind Dienste wie Hetzner und Cloudflare in der technischen Architektur vorgesehen beziehungsweise angebunden. Sicherheitslogs können verwendet werden, um Angriffe, Spam, Missbrauch, technische Fehler und unbefugte Zugriffe zu erkennen.

Server- und Sicherheitslogs werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse und rechtlich erforderliche Nachweise notwendig ist.

Kündigungs- und Widerrufsprozess

Wenn du einen Dokumentprozess startest, verarbeiten wir insbesondere Anbieter, Dokumenttyp, E-Mail-Adresse, Name, Anschrift, Vertrags- oder Kundennummer, gewünschtes Beendigungsdatum, Freitextangaben, Auftragsstatus, Zahlungsstatus, erzeugte Dokumente und Versandinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung, zur Erstellung des Dokuments, zur Bereitstellung im Kundenportal sowie zur Vorbereitung oder Durchführung des gewählten Versands.

Kundenportal und transaktionale E-Mails

Für das Kundenportal nutzen wir deine E-Mail-Adresse, um Aufträge zuzuordnen und sichere Login-Links zu versenden. Im Portal können Auftrag, PDF, Rechnung, Zahlungsstatus und Versandnachweise angezeigt werden.

Transaktionale E-Mails können für Login, Auftragsstatus, Dokumentbereitstellung, Zahlungs- oder Versandinformationen verwendet werden.

Zahlung und Rechnung

Zahlungen werden über Stripe vorbereitet und verarbeitet. Vertragexit speichert keine vollständigen Karten- oder Zahlungsinstrumentdaten. Gespeichert werden können Zahlungsstatus, Betrag, Währung, Stripe-Referenzen, Rechnungslinks, Rechnungs-PDFs und technische Zahlungsereignisse.

Je nach Zahlungsart verarbeitet Stripe weitere Daten eigenverantwortlich oder als Dienstleister, insbesondere zur Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention und Rechnungserstellung.

E-Mail-, Brief- und Versanddienste

Wenn du E-Mail-Versand an einen Anbieter auswählst, können Anbieteradresse, Empfänger-E-Mail, Dokument, Versandstatus und Fehlermeldungen verarbeitet werden.

Wenn du Briefversand auswählst, werden die für Druck und Zustellung erforderlichen Daten an den angebundenen Briefdienst übermittelt. In der aktuellen Architektur ist LetterXpress als Briefversanddienst vorgesehen.

Kontaktformular

Wenn du das Kontaktformular nutzt, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Betreff, Nachricht, IP-Adresse, User-Agent und technische Metadaten der Anfrage. Diese Daten werden verwendet, um deine Anfrage zu beantworten und Missbrauch zu verhindern.

Die Anfrage wird an [email protected] übermittelt. Eine werbliche Nutzung der Kontaktformularangaben findet ohne gesonderte Grundlage oder Einwilligung nicht statt.

Erinnerungen, Recovery und Marketing

Wenn du eine entsprechende Einwilligung gibst, können wir dich an einen begonnenen, aber nicht abgeschlossenen Auftrag erinnern. Ohne Einwilligung wird die Marketing-Recovery im System gesperrt.

Für E-Mail-Kommunikation, Listen, Vorlagen, Webhooks sowie später optional WhatsApp oder Push ist Brevo als Kommunikationsdienst vorgesehen beziehungsweise angebunden.

Cookies, Consent und Tracking

Notwendige Cookies und Speicherungen dienen dem Betrieb von Website, Formularen, Sicherheit, Checkout und Kundenportal. Nicht notwendige Kategorien wie Analyse, Marketing, Conversion-Messung oder Push werden über den Cookie-Layer gesteuert.

Soweit eine Einwilligung für den Zugriff auf dein Endgerät oder die Speicherung von Informationen erforderlich ist, orientiert sich Vertragexit an § 25 TDDDG und den Anforderungen der DSGVO an eine freiwillige, informierte und widerrufbare Einwilligung.

Google Tag Manager, Google-Ads-Signale, Analyseereignisse und Brevo-Push werden technisch erst nach passender Zustimmung geladen. Der Google Consent Mode startet standardmäßig mit abgelehnten Analyse- und Marketing-Speicherungen.

Du kannst deine Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen ändern. Bei Ablehnung oder Widerruf werden bekannte Analyse- und Marketing-Cookies nach Möglichkeit clientseitig gelöscht.

Checkout-, Zahlungs- und Rechnungsereignisse

Für kostenpflichtige Leistungen können Bestellzeitpunkt, Produkt, Betrag, Währung, Steuerinformationen, Zahlungsstatus, Stripe-Session, Stripe-Payment-Intent, Rechnung, Rechnungsnummer, Rechnungs-PDF und Webhook-Ereignisse verarbeitet werden.

Webhook-Ereignisse werden genutzt, um Zahlungen, Rechnungen und Auftragsstatus zuverlässig zu synchronisieren. Vollständige Zahlungsinstrumentdaten werden nicht durch Vertragexit gespeichert.

Support, Backoffice und Qualitätssicherung

Im Backoffice können Leads, Kunden, Aufträge, offene Zahlungen, Versandstatus, Anbieterqualität, Suchanfragen ohne Treffer, Content-Status und technische Ereignisse angezeigt werden, soweit dies für Support, Qualitätssicherung, Missbrauchsschutz und Betriebssteuerung erforderlich ist.

Zugriffe auf administrative Bereiche werden beschränkt und sollen zusätzlich über geeignete Schutzmaßnahmen wie Zugriffskontrolle, sichere Authentifizierung und Protokollierung abgesichert werden.

Content-Pipeline und KI-Systeme

Die im Backend angelegte Content-Pipeline dient der Erstellung und Prüfung von SEO-Inhalten, Anbieterinformationen, Outlines, FAQ und interner Verlinkung. Kundendokumente und personenbezogene Auftragsdaten sollen nicht als Standardinhalt für öffentliche SEO-Generierung verwendet werden.

Rechtsgrundlagen

Je nach Vorgang erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung oder vorvertraglichen Durchführung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen an Sicherheit, Betrieb und Missbrauchsabwehr sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn eine Einwilligung erforderlich ist.

Empfänger und Drittlandbezug

Daten können an technische Dienstleister, Zahlungsdienstleister, E-Mail- und Kommunikationsdienste, Briefversanddienste, Hosting- und Sicherheitsanbieter sowie an den jeweils ausgewählten Anbieter als Empfänger des Dokuments übermittelt werden.

Die konkret angebundenen Dienstleister sind in der Dienstleisterübersicht auf dieser Seite zusammengefasst. Vor breitem Produktivbetrieb müssen Auftragsverarbeitungsverträge, Drittlandgarantien, Standardvertragsklauseln und technische Schutzmaßnahmen je Dienstleister final geprüft und dokumentiert werden.

Da der Verantwortliche in den USA sitzt und einzelne Dienstleister außerhalb der EU oder des EWR eingebunden sein können, kann ein Drittlandbezug entstehen. Geeignete Garantien und Vertragsgrundlagen müssen für den finalen Produktivbetrieb geprüft und dokumentiert werden.

Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Auftrag, Kundenportal, Nachweise, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Sicherheit, Support oder berechtigte Dokumentation erforderlich ist. Nicht mehr benötigte Daten werden gelöscht oder anonymisiert, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Die operative Aufbewahrungsübersicht auf dieser Seite beschreibt die vorgesehenen Standardfristen. Gesetzliche Pflichten, offene Forderungen, Missbrauchsfälle oder Supportvorgänge können im Einzelfall längere Speicherung erforderlich machen.

Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen kannst du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Dienstleisterübersicht

Diese Übersicht beschreibt die derzeit vorgesehene technische Verarbeitung. Verträge zur Auftragsverarbeitung, Drittlandgarantien und technische Schutzmaßnahmen müssen vor breitem Produktivbetrieb final geprüft werden.

Aufbewahrung nach Datenbereich